Félagslegt vinnuumhverfi

Margir þættir falla undir félagslegt vinnuumhverfi og er skipulag vinnustaðarins ákveðinn hornsteinn þess en ekki síður það vinnulag sem myndast vegna samstarfs og samskipta sem samstarfsfólk þarf að eiga vegna verkefna. Ef félagslegt vinnuumhverfi er ekki gott getur það haft áhrif á líðan starfsfólks og leitt til verri afkasta, slysa og fjarvista sem getur haft mikil áhrif á afkomu fyrirtækja.

Á Íslandi er það lögbundin skylda atvinnurekenda að tryggja góðan aðbúnað á vinnustað og gera skriflegt áhættumat sem tekur meðal annars tillit til félagslegra þátta í tengslum við vinnuaðstæður.

Þetta ábyrgðarhlutverk getur vafist fyrir atvinnurekendum, enda líðan og upplifun einstaklinga flókið og margslungið fyrirbæri. Það er þó heilmargt sem atvinnurekendur og starfsfólk getur gert til að skapa góða vinnumenningu  og fyrirbyggja vandamál sem eiga orsakir í vinnuumhverfi. Sérstaklega ef það er gert með kerfisbundnum hætti sem byggir á gagnreyndri þekkingu.

Atvinnurekendum er skylt að tryggja öruggt og heilsusamlegt starfsumhverfi með markvissu vinnuverndarstarfi. Markmið vinnuverndarstarfs er að fyrirbyggja og draga úr vandamálum innan vinnustaða og stuðla þannig að vellíðan starfsfólks. Stjórnendur sem leggja áherslu á forvarnir og skjót viðbrögð þegar vandamál koma upp stuðla að góðu félagslegu vinnuumhverfi. 

Mikilvægt er að starfsfólk sé upplýst um starfsemi og stefnu fyrirtækisins sem það starfar fyrir til skemmri og lengri tíma. Samskipti eru notuð til að miðla upplýsingum frá einum aðila til annars eða annarra. Góð samskipti og samvinna á vinnustað auðveldar starfsfólki að vinna úr upplýsingum sem það fær, draga úr óljósri merkingu og samræma vinnuaðferðir.

Jákvæð samskipti á milli stjórnenda og starfsfólks draga úr óvissu og bæta viðhorf starfsfólks til vinnunnar og vinnustaðarins. Markvissar upplýsingar og samskipti hafa ekki einungis þýðingu fyrir skilvirkt vinnuskipulag heldur einnig þörf fólks fyrir félagsskap og öryggi. Samskipti og boðleiðir innan vinnustaðar hafa mikið um það að segja hvort starfsfólki finnst það geta komið skoðunum sínum á framfæri og tekið þannig virkan þátt í starfi fyrirtækisins.

Mikilvægt er að meta og skilgreina hvaða samskipta- og boðleiðir henta starfseminni og starfsfólki best. Til dæmis með tilliti til aldurs, þekkingar á samskiptatækni og mismunandi tungumála.

Í samskiptum er mikilvægt að stuðla að gagnkvæmri virðingu á vinnustaðnum. Mikilvægt er að grípa eins fljótt og mögulegt er inn í þegar neikvæð hegðun eða ágreiningur kemur upp á vinnustaðnum og stuðla að gagnkvæmri virðingu. Vert er að huga að því að starfsfólk sé upplýst og þjálfað í að takast á við erfið samskipti.

Rannsóknir hafa sýnt að jákvæð samskipti geta dregið úr neikvæðum vinnuumhverfisþáttum. Neikvæð samskipti geta valdið vanlíðan í starfi þótt aðrir þættir vinnuumhverfisins séu eins og best verður á kosið. Rannsóknir hafa einnig sýnt að samband er á milli jákvæðrar framkomu stjórnenda og jákvæðs vinnuanda meðal starfsfólks.

Dæmi um spurningar sem skipta máli og þarf að spyrja þegar hugað er að samskiptum á vinnustað:

• Er starfsfólk upplýst um það sem er að gerast á vinnustaðnum og það sem er framundan?
• Er upplýsingaflæði á vinnustaðnum í lagi, og upplýsingum miðlað á viðeigandi hátt fyrir alla?
• Er lögð áhersla á að allt starfsfólk hafi greiðan aðgang að upplýsingum til að geta sinnt starfi sínu vel?
• Á hvaða hátt er upplýsingum miðlað?
• Lætur starfsfólk skoðanir sínar í ljós með málefnalegum hætti?
• Eru haldnir starfsmannafundir reglulega?
• Kynna stjórnendur sér skoðanir starfsfólks?

Það sem hver og einn getur gert á sínum vinnustað til að stuðla að góðu og uppörvandi andrúmslofti er að leggja sig fram um jákvæð samskipti. Að sýna gott fordæmi, vera til staðar fyrir samstarfsfólk þegar á þarf að halda og veita félagslegan stuðning getur virst smávægilegt en er í raun og veru stórt framlag til að efla menningu vinnustaðarins.

Upplýsingagjöf og boðleiðir

Mikilvægt er að marka stefnu innan vinnustaðarins um það hvernig upplýsingagjöf eigi að fara fram og hvaða boðleiðir eigi að nota til að ná til starfsfólks.

Reglulegir starfsmannafundir hafa gefist vel þar sem allir fá sömu upplýsingar á sama tíma. Hægt er að velja margar samskiptaleiðir og er mikilvægt að velja þá leið sem hentar fyrirtækinu og starfsfólkinu best. Ekki er gott að vera með of mörg samskiptakerfi í gangi því það getur valdið misskilningi sem eykur á óöryggi starfsfólks.

Tryggja þarf að upplýsingar berist öllu starfsfólki líka þeim sem eru í hlutastarfi, á vöktum og þeim sem skilja ekki íslensku. Myndrænar upplýsingar og leiðbeiningar hafa reynst gagnlegar.

Ágreiningur

Mikilvægt er að taka á ágreiningi ef hann kemur upp á vinnustaðnum. Stjórnendur bera alltaf ábyrgð á því að leist sé úr ágreiningi á vinnustaðnum eða fundin sé sameiginleg niðurstaða og þurfa því að vera á varðbergi ef ágreiningur kemur upp. Oft er auðveldara að ráða við vandann á frumstigi en þegar vandamálið hefur magnast upp en þá er hætta á að ágreiningurinn þróist yfir í samskiptavanda eða jafnvel einelti.

Ágreiningur vegna verkefna, mismunandi skoðana eða ólíkra hagsmuna telst ekki vera eineltishegðun en ef slíkur ágreiningur magnast án þess að gripið sé inn í getur hann leitt til eineltis, áreitni og/eða ofbeldis á vinnustað.

Margir vinnustaðir hafa mótað sér samskiptagildi eða gert samskiptasáttmála sem er þá lýsandi fyrir menningu vinnustaðarins í samskiptum og framkomu.

Liður í forvarnaáætlun vinnustaða er að þeir móti skýra stefnu og viðbragðsáætlun ef einelti, áreitni og ofbeldi kemur upp eða grunur er um slíkt á vinnustað.

Birtingarmyndir eineltis, áreitni og ofbeldis eru margvíslegar. Þær geta falist í orðum, látbragði, óvelkominni snertingu eða verið rafrænar til dæmis á samfélagsmiðlum eða í tölvupósti. Erfitt getur verið fyrir stjórnendur að fá upplýsingar um einelti, áreitni og ofbeldi.

Óviðeigandi hegðun getur staðið yfir í margar vikur eða mánuði áður en sá sem fyrir henni verður áttar sig á eða er tilbúinn að segja frá framkomunni. Alvarleg tilvik áreitni eða ofbeldis geta fallið undir hegningarlög, jafnvel þótt einungis sé um eitt tilvik að ræða.

Stundum byrja mál sem ágreiningur um fagleg málefni, verkefni eða leiðir. Slíkur ágreiningur er yfirleitt tímabundinn og getur verið jákvæður og skapandi. Ef ágreiningur fær að þróast stjórnlaust er hætta á að hann stigmagnist og leiði til erfiðleika í samskiptum sem annar aðilinn getur upplifað sem einelti eða áreitni.

Einelti, áreitni og ofbeldi getur þróast við mismunandi aðstæður, til dæmis ef illa er staðið að breytingum, þegar nýir ferlar, verkþættir eða tækni er innleidd. Sömuleiðis við samruna deilda, fyrirtækja eða þegar hlutverkum eða störfum er breytt. Stjórnendur eru í lykilstöðu til að grípa inn í og stöðva neikvæða framkomu á vinnustað og beina samskiptunum í jákvæðan farveg með áherslu á gagnkvæma virðingu.

Stjórnendur ásamt starfsfólki bera ábyrgð á því að stuðla að góðri vinnustaðamenningu þar sem einelti, kynferðisleg áreitni, kynbundin áreitni og ofbeldi fær ekki að viðgangast.

Síendurtekin hegðun sem almennt er til þess fallin að valda vanlíðan hjá þeim sem fyrir henni verður, svo sem að gera lítið úr, móðga, særa eða ógna viðkomandi eða að valda honum ótta. Skoðanaágreiningur eða ágreiningur vegna ólíkra hagsmuna fellur ekki hér undir.

Einelti er einstaklingsbundin upplifun. Einelti er alvarlegt mál sem stjórnendum og samstarfsfólki ber skylda til að taka á. Kvörtunum um einelti þarf alltaf að taka alvarlega.

Dæmi um birtingarmyndir eineltis:

• Baktal, slúður
• Særandi orð
• Hörð gagnrýni
• Einangrun, útilokun
• Misræmi í úthlutun verkefna
• Leyna upplýsingum
• Skemmdarverk
• Geðheilsan dregin í efa
• Líkamlegt
• Rafrænt

Áreitni getur verið bæði kynferðisleg og/eða kynbundin.

Kynferðisleg áreitni er skilgreind sem hvers kyns kynferðisleg hegðun sem hefur þann tilgang eða þau áhrif að misbjóða virðingu þess sem fyrir henni verður, einkum þegar hegðunin leiðir til ógnandi, fjandsamlegra, niðurlægjandi, auðmýkjandi eða móðgandi aðstæðna. Hegðunin getur verið orðbundin, táknræn og/eða líkamleg.

Sérhver einstaklingur verður sjálfur að meta hvaða framkomu hann umber og frá hverjum. Það er alltaf huglægt mat hvort framkoman er kynferðisleg eða ekki.

Dæmi um birtingarmyndir kynferðislegrar áreitni:

• Að fara inn á persónulegt rými einstaklings, eins og að halla sér yfir eða króa af
• Óvelkomin snerting, káf og þukl
• Óvelkomin faðmlög, kossar, klapp eða strokur
• Líkamlegt ofbeldi til dæmis að slá, hrista eða rassskella
• Óvelkomið kynferðislegt eða kynbundið grín, stríðni, spurningar eða athugasemdir varðandi klæðnað eða útlit starfsfólks
• Persónulegar spurningar um kynlíf og þrýstingur um kynferðislegan greiða
• Starfsfólk er beðið um að klæðast á óviðeigandi hátt
• Boð á stefnumót í óþökk starfsfólks
• Óvelkomnar kynferðislegar augngotur eða önnur hegðun sem gefur eitthvað kynferðislegt til kynna
• Það að hengja upp veggspjöld, dagatöl eða myndefni sem inniheldur kynferðislegt efni eða niðurlægir ákveðið kyn.
• Senda eða sýna kynferðislegt efni til dæmis í gegnum samskiptaforrit

Áreitni getur verið bæði kynferðisleg og/eða kynbundin.

Kynbundin áreitni er skilgreind sem hegðun sem tengist kyni þess sem fyrir henni verður, er í óþökk viðkomandi og hefur þann tilgang eða þau áhrif að misbjóða virðingu viðkomandi og skapa aðstæður sem eru ógnandi, fjandsamlegar, niðurlægjandi, auðmýkjandi eða móðgandi fyrir viðkomandi.

Dæmi um kynbundna áreitni getur verið:

• Óviðeigandi talsmáti eða framkoma sem tengist kyni og kynhneigð fólks
• Niðurlæging til dæmis vegna aldurs eða kyns
• Lítillækkandi athugasemdir um kyn einstaklings og getu hans/hennar/þeirra.
• Almennt neikvætt viðhorf um ákveðið kyn á vinnustaðnum

Ofbeldi er hvers kyns hegðun sem leiðir til eða gæti leitt til líkamlegs eða sálræns skaða eða þjáninga þess sem fyrir henni verður. Einnig hótun um slíkt, þvingun eða handahófskennd frelsissvipting.

Ofbeldi getur verið annað hvort andlegt eða líkamlegt.

Dæmi um ofbeldi:

• Þegar einhver meiðir til dæmis sparkar, lemur hrindir eða klípur
• Hótun um að meiða
• Kynferðislegt ofbeldi er þegar einhver káfar á starfsmanni eða fær hann til að gera eitthvað kynferðislegt sem hann vill ekki gera
• Kynferðisleg áreitni með orðum og látbragði er líka ofbeldi
• Þegar tæki eða tækni er notað til að fylgjast með starfsfólki, ógna því, áreita eða niðurlægja
• Einangra viðkomandi frá samstarfsfólki, fylgjast með eða stjórna samskiptum við aðra
• Hunsun, að uppnefna fólk og/eða öskra á það

Stjórnendur eru í lykilstöðu til að skapa menningu á vinnustað þar sem starfsfólki líður vel, gagnkvæm virðing ríkir og hvatt er til opinna og uppbyggilegra samskipta. Þar er átt við að rými er fyrir ólíkar skoðanir og þær eru ræddar á málefnalegan hátt, jafnvel með það að markmiði að komast að sameiginlegri niðurstöðu.

Ein leið til að hafa áhrif á menningu vinnustaða er að skilgreina viðmið fyrir samskiptin og þá ímynd sem vinnustaðurinn vill gefa af sér. Margir vinnustaðir móta samskiptastefnu og gera samskiptasáttmála þar sem stjórnendur og starfsfólk ákveður í sameiningu hvaða hegðun er æskileg og hvaða viðmið gilda.

Virðing, traust, samkennd og samvinna, gleði og jákvæðni eru dæmi um samskiptagildi vinnustaða sem eru síðan útfærð í nánari texta og kynnt fyrir öllu starfsfólki. Oft þarf líka að ráðast í að breyta menningunni sem er ríkjandi á vinnustaðnum, jafnvel með utanaðkomandi ráðgjafa og vera óhrædd við að ræða hlutina.

Allir á vinnustaðnum þurfa að axla ábyrgð enda þótt atvinnurekanda beri lagaleg skylda til að óviðeigandi framkomu ekki viðgangast á vinnustað.

Samskiptasáttmáli og skýr samskiptaviðmið á vinnustöðum geta virkað eins og siðareglur sem starfsfólk er hvatt til að fara eftir og um  leið er búið að móta leikreglur sem hægt er að nýta til að ræða ákveðna hegðun á vinnustað.

Liður í að fyrirbyggja óæskileg samskipti og neikvæða hegðun er að greina og meta vinnuaðstæðurnar reglulega, gera áhættumat starfa þar sem félaglsega vinnuumhverfið er metið sérstaklega.

Dæmi um leiðir til að meta félagslega áhættuþætti í vinnuumhverfi:

• Opin umræða, óformleg og formleg samtöl og starfsmannafundir
• Reglulegt samráð við starfsfólk og vinnuverndarfulltrúa vinnustaðarins
• Reglubundnar vinnustaðagreiningar
• Nota gátlista -til dæmis Vinnuumhverfisvísar Vinnueftirlitsins
• Hafa starfslokasamtöl til að fá endurgjöf á störf og menningu vinnustaðar
• Endurgjöf frá stjórnendum og öðrum hagsmunaaðilum
• Skoða lykiltölur til dæmis yfir kvartanir, atvik, frammistöðu, fjarvistir, starfsmannaveltu og fleira
• Vera vakandi fyrir breytingum á samskiptum starfsfólks, stjórnenda, viðskiptavina og annarra.

Vinnustaðir eiga að greina og meta áhættuþætti starfa, þar á meðal félagslega áhættuþætti. Það er hluti af skriflegri áætlun um öryggi og heilbrigði vinnustaða.