Vinnuvernd í fjarvinnu

Fjarvinna er hvorki háð tíma né staðsetningu og hefur því aukið sveigjanleika í störfum margra. Upplýsingatækninni fleygir hratt fram sem hefur gert starfsfólki kleift að setja upp vinnustöð á tiltölulega auðveldan hátt utan hefðbundinnar starfsstöðvar. Einnig hefur tæknin um margt auðveldað samskipti, hvort sem er innan eða utan vinnustaða, og veitt starfsfólki í fjarvinnu tækifæri til að taka virkan þátt í til dæmis teymisfundum, ráðstefnum og námskeiðum.

Með fjarvinnu er átt við að starf eða verkefni sé unnið að staðaldri á vinnustöð utan hefðbundinnar starfsstöðvar á vinnustaðnum, til dæmis heima hjá starfsmanni. Hér er ekki átt við þegar starfsmenn starfa tilfallandi á kaffihúsi eða öðrum sambærilegum stað.

Kostir við fjarvinnu

• Aukin framleiðni þar sem starfsfólk verður síður fyrir truflunum heima en á skrifstofunni
• Auðveldara að samhæfa vinnu og einkalíf með sveigjanlegri vinnutíma. Býður til dæmis upp á að vera til staðar þegar 
börn koma heim úr skóla og minni tími fer í ferðir milli vinnu 
og heimilis.
• Aukin starfsánægja að eiga kost á að vinna heima eða á öðrum skilgreindum stað þar sem það er tilbreyting frá skrifstofuvinnunni
• Sveigjanlegir vinnustaðir draga að sér hæfara starfsfólk og búseta starfsfólks skiptir minna máli
• Jákvæð áhrif á umhverfið vegna minni bíla- og flugumferðar sem dregur úr loftmengun og losun gróðurhúsalofttegunda
• Sparnaður atvinnurekanda vegna húsnæðiskostnaðar

Fjarvinna hefur einnig í för með áskoranir, bæði fyrir starfsfólk og stjórnendur. Þess vegna er mjög mikilvægt að vinnustaðir setji sér viðmið í fjarvinnustefnu og hugi vel að því hvernig standa skuli að fjarvinnu starfsfólks.

Áskoranir tengdar fjarvinnu

• Flókið að gera áhættumat á vinnustöð heima hjá starfsfólki eða á öðrum skilgreindum stað
• Lélegri vinnuaðstaða
• Flókið að gera áhættumat á vinnustöð heima hjá starfsfólki eða á öðrum skilgreindum stað
• Mörkin milli vinnu og einkalífs óskýrari
• Aukin hætta á lengri vinnudegi og að starfsfólk láti hjá líða að taka viðeigandi hlé frá vinnu
• Erfiðara að biðja um aðstoð eða fá endurgjöf
• Aukin spenna í samskiptum stjórnenda og starfsfólks þegar samskiptavenjur hafa ekki verið skilgreindar
• Erfiðara að fylgjast með framvindu verkefna
• Erfiðara að stuðla að öflugri teymisvinnu, byggja upp tengsl innan teyma og eiga árangursrík samskipti
• Neikvæð áhrif á vinnustaðamenningu þar sem vinnufélagar hætta að hittast
• Félagsleg einangrun og einmanaleiki
• Þjónusta vegna viðhalds á tækjum og búnaði, svo sem tölvum, skrifborðum og stólum
• Álitaefni sem geta komið upp varðandi búnað, ábyrgð og kostnað vegna fjarvinnu starfsmanns

Fjarvinnustefna er mikilvæg forsenda árangursríkrar fjarvinnu þar sem koma fram skýrar reglur og viðmið um hvaða verkefni, hvenær og hvernig starfsfólk getur unnið annars staðar en á starfsstöð. Þýðingarmikið er að stjórnendur og starfsfólk komi sér saman um reglurnar og að um þær ríki gagnkvæmur skilningur. Þannig má auðvelda dagleg störf og draga úr líkum á hugsanlegum ágreiningi.

Í stefnunni eru markmið fjarvinnu skilgreind og fjallað um réttindi og skyldur atvinnurekanda og starfsfólks við framkvæmd hennar ásamt öðrum viðmiðum eða reglum sem vinnustaðurinn telur mikilvægt að komi þar fram eftir eðli starfseminnar.

Mælt er með að stefnan fjalli um eftirfarandi til að tryggja góðan aðbúnað og vellíðan starfsfólks:

• Hvaða störfum er unnt að sinna í fjarvinnu að öllu leyti, að hluta til eða eftir þörfum
• Hvort fjarvinna sé valkvæð fyrir starfsfólk eða hvort krafist er að starfsfólk starfi að hluta eða að öllu leyti í fjarvinnu
• Gerð áhættumats og aðgengi atvinnurekanda að vinnustöð í því sambandi
• Að starfsfólk hafi vinnuaðstöðu sem er örugg, hentug og án truflunar, hvort sem það er á heimili sínu eða öðrum skilgreindum stað
• Hvort starfsfólk er í aðstöðu til að vinna heima vegna fjölskylduábyrgðar
• Réttindi og skyldur atvinnurekanda og starfsfólks
• Hvaða búnaður er nauðsynlegur til að tryggja góða vinnuaðstöðu, svo sem skrifborð, stóll, tölva, skjár, lyklaborð, prentari
• Vinnutíma starfsfólks
• Hvernig árangur vinnunnar er metinn
• Samskiptavenjur stjórnanda og starfsfólks í fjarvinnu
• Viðmið um að ekki sé krafist vinnuframlags þegar starfsfólki er ekki mögulegt að mæta á starfsstöð eða ætti ekki að vera við vinnu vegna orlofs eða veikinda
• Net- og upplýsingaöryggi
• Hvernig meta skuli áhrif fjarvinnu á vinnustaðamenningu
• Álitaefni er kunna að varða búnað, ábyrgð og kostnað vegna fjarvinnu starfsmanns

Skyldur atvinnurekenda

Atvinnurekendum ber að tryggja að aðbúnaður starfsfólks sé heilsusamlegur og öruggur, þó svo að það vinni í fjarvinnu.

Atvinnurekendur þurfa því, í samráði við starfsfólk, að tryggja að:

• Starfsfólk fái upplýsingar um fjarvinnustefnu vinnustaðarins.
• Starfsfólki séu ljósar þær hættur sem geta fylgt því að vinna í fjarvinnu hvort sem það er á heimili þess eða öðrum skilgreindum stað.
• Umhverfi þar sem vinnan fer fram sé öruggt og hentugt fyrir vinnuna.
• Verkefni sem sinna á henti vel til fjarvinnu.
• Starfsfólki sé tryggður viðeigandi búnaður til starfa sinna og fái leiðbeiningar um notkun hans.
• Sátt ríki um samskiptaviðmið og að þau séu virt af bæði stjórnendum og starfsfólki.

Helstu atriði vinnuverndar sem atvinnurekandi þarf að huga að og tryggja:

• Áætlun um öryggi og heilbrigði á vinnustaðnum taki mið af því að starfsfólk vinni að hluta eða að fullu í fjarvinnu.
• Skilgreina hvaða búnað, bæði tæknilegan og annan búnað, þurfi til að sinna starfinu eða einstökum verkefnum.
• Störf og verkefni séu áhættumetin áður en þau hefjast eða ef aðstæður eða aðbúnaður breytist.
• Viðeigandi úrbætur séu gerðar þegar áhættumat gefur til kynna að þess sé þörf og að vinnuumhverfið sé þannig í sífelldri endurskoðun.
• Að starfsfólk fái leiðbeiningar, þjálfun og upplýsingar svo það geti sinnt störfum sínum með öruggum og heilsusamlegum hætti.
• Störf séu skipulögð og unnin með sem öruggustum hætti, þannig að heilsu og velferð starfsfólks stafi ekki hætta af.
• Starfsfólk fái fræðslu um vinnuvernd og skilgreindar séu leiðir til að tilkynna ef mál koma upp, hvort sem það varðar heilsu eða annað sem getur komið upp í fjarvinnu.
• Öryggisverðir og öryggistrúnaðarmenn vinnustaðarins fái viðeigandi fræðslu um vinnuvernd og áhættumat við fjarvinnu, þekki hlutverk sín með tilliti til fjarvinnu og fái svigrúm til þess að sinna þeim.
• Neyðaráætlun vegna bruna, rýmingar, slysa eða annarra bráðatilvika sé til staðar þar sem fjarvinna fer fram.

Skyldur starfsfólks

Starfsfólki ber að taka þátt í að stuðla að eigin öryggi og heilsu við störf sín.

Starfsfólk í fjarvinnu þarf því að:

• Kynna sér og fylgja leiðbeiningum atvinnurekanda síns.
• Gæta að eigin öryggi og heilsu við störf sín, þar með talið að huga að búnaði sem atvinnurekandi hefur útvegað og láta vita ef búnaður þarfnast lagfæringar eða endurnýjunar.
• Tilkynna atvinnurekanda um veikindi eða slys sem stafa af vinnu þeirra.

Vinnuaðstæður starfsfólks í fjarvinnu verða alltaf mismunandi og fara þær eftir aðstæðum og verkefnum hverju sinni, staðsetningu starfstöðvar og þeim búnaði sem þarf til þess að sinna vinnunni. Atvinnurekanda ber að sjá til þess að áhættumat starfa sé gert á fjarvinnustöðinni eftir að ákvörðun hefur verið tekin um fjarvinnu starfsmanns og þann búnað sem þarf til að sinna störfunum.

Áhættumatið þarf að greina og meta helstu áhættuþætti sem geta haft áhrif á öryggi, heilsu og líðan starfsmanns. Meta þarf vinnuaðstöðuna, þann búnað sem nota þarf við vinnuna, líkamsbeitingu við vinnu, umhverfisþætti, þjálfun starfsmanns, samskiptaleiðir, vinnufyrirkomulag og aðra félagslega áhættuþætti við fjarvinnu.

Að áhættumati loknu þarf að gera áætlun um forvarnir þar sem koma fram nauðsynlegar úrbætur á grundvelli áhættumatsins og tryggja þarf að gripið sé til ráðstafana til að fyrirbyggja eða lágmarka hættur í starfi og neikvæð heilsufarsáhrif. Gagnlegt er að nota gátlista fyrir áhættumat í fjarvinnu, sem má finna hér neðst á síðunni.

Mikilvægt er að stjórnandi og starfsmaður í fjarvinnu og jafnvel öryggistrúnaðarmaður fari saman yfir gátlistann til dæmis á fjarfundi þar sem aðstaðan er skoðuð í gegnum vefmyndavél eða myndsímtal svo hægt sé að ganga um og sýna aðstöðuna. Skrá þarf niður áhættuþætti og ræða úrbætur. Þegar búið er að sammælast um úrbætur er gott að báðir aðilar skrifi undir áhættumatið. Endurskoða þarf svo áhættumatið ef slys eða óhöpp verða eða umtalsverða breytingar verða á störfum eða aðstöðu.

Starfsfólk í fjarvinnu þarf að finna hentuga aðstöðu til vinnu, hvort sem það er inni á heimilinu eða á öðrum skilgreindum stað.

Starfsfólk þarf að huga að því að fjarvinnustöðin eða aðstaðan sé hentug, til dæmis að:

• Lýsing, hitastig og loftræsting sé hæfileg til þess að hægt sé að vinna á þægilegan hátt.
• Vinnustöðin sé snyrtileg.
• Ekki séu truflanir vegna hávaða og annarra þátta.
• Gólf séu hrein, þurr og án hættu á að renna, hrasa og detta.
• Rafmagnsinnstungur séu staðsettar þannig að snúrur liggi ekki á gólfum og að ekki verði yfirálag tengt rafmagni, til dæmis á fjöltengi.
• Fullnægjandi netsamband sé til staðar og vinnusími sé til afnota við vinnu.

Atvinnurekendur þurfa að skilgreina hvaða tæki, búnað og aðföng starfsfólk þarf til þess að geta unnið á fjarvinnustöð og ná samkomulagi við starfsfólk um það sem til þarf. Þetta er svo skoðað og metið þegar áhættumat fyrir fjarvinnu er gert en gagnlegt getur verið að nota gátlista fyrir áhættumat í fjarvinnu.

Meginreglan er sú að atvinnurekanda ber að útvega, tengja og halda við þeim búnaði sem nauðsynlegur er við reglulega fjarvinnu en mikilvægt er að skilgreina álitaefni tengd þessum atriðum í fjarvinnustefnu áður en fjarvinna hefst.

Tæki og búnaður sem um ræðir geta verið:

• Stillanlegt vinnuborð og vinnustóll.
• Tölvubúnaður, til dæmis tölvuskjár, lyklaborð, tölvumús og prentari.
• Heyrnartól, ef oft þarf að svara símtölum eða taka þátt í fjarfundum.
• Vinnusími.
• Viðeigandi skrifstofubúnaður.

Miða skal við að áhættumat sé gert áður en fjarvinna hefst og endurskoðað ef aðstæður eða aðbúnaður breytist.

Ef starfsfólk vinnur lengi við fjarvinnustöðina þarf að stýra áhættu markvisst og grípa til aðgerða til þess að draga úr hættu á stoðkerfisvanda, einkum í hálsi, herðum, handleggjum og höndum. Einkenni geta verið verkir, skert geta til þess að beita til dæmis þeim hluta handleggjar eða handar, þar sem einkenni eru, og takmörkuð hreyfigeta eða minni hraði við hreyfingar.

Afar mikilvægt er að gera áhættumat á vinnuaðstöðu og umhverfi starfsfólks í fjarvinnu til að draga úr líkum á að það þrói með sér stoðkerfisvanda. Hægt er að nota gátlistann fyrir áhættumat við fjarvinnu til að gera slíkt mat.

Orsakir stoðkerfisvanda geta til dæmis verið:

• Endurtekning
  Að sömu vöðvahópar eru notaðir endurtekið allan vinnudaginn án þess að tækifæri gefist til hvíldar eða tilbreytingar.
• Slæmar vinnustellingar
  Röng staðsetning tölvuskjás eða röng stilling vinnustóls getur leitt til þess að starfsfólk vinnur í álútri stöðu. Röng staðsetning tölvumúsar getur einnig leitt til þess að unnið er með handleggi og hendur langt frá líkamanum.
• Umhverfisþættir
  Ófullnægjandi lýsing og hitastig er við vinnustöðina.

Slæm lýsing þar sem unnið er við tölvu getur leitt til augnþreytu og óhentugra vinnustellinga til þess að sjá á tölvuskjáinn.

Fjölbreytni og hreyfing yfir vinnudaginn eru lykilatriði. Því þarf að kappkosta að allur búnaður, skrifborð, stóll, skjár og fleira sé stillanlegt til að starfsfólk eigi auðvelt með að breyta um stellingar og aðlaga búnaðinn að sér.

Stillið stólinn þannig að:

• Hæð borðs sé rétt neðan við olnboga
• Axlir séu slakar, upphandleggir niður með hliðum og framhandleggir og hendur í láréttri stöðu
• Þægilegur stuðningur sé undir læri og fætur, notið fótskemil ef þar
• Fætur komist undir borðið án hindrunar
• Gætið þess að setjast vel inn í stólinn, hafa bakið beint og snúa alltaf að beint verkefninu
• Æskilegt er að standa upp á 30 mínútna fresti – og skipta yfir í standandi vinnu, ef kostur gefst

Stillið tölvuskjáinn þannig að:

• Skjárinn sé í þægilegri fjarlægð eða í um það bil handleggsfjarlægð
• Efri brún skjásins sé örlítið neðan við augnhæð
• Hafið mús við hlið lyklaborðs og staðsett þannig að alltaf sé hægt að vinna með handleggi nálægt líkamanum. Notið gjarnan skjalahaldara til að forðast snúning á hrygg.

Hlúa þarf vel að félagslega vinnuumhverfinu í fjarvinnu en hún getur reynt á samskipti og starfsanda, haft áhrif á andlega líðan fólks og valdið streitu. Þetta eru þættir sem erfiðara getur verið fyrir stjórnendur að ná utan um í fjarvinnu. Því er mikilvægt að gæta að því að hafa bæði formleg og óformleg samskipti við starfsfólk í fjarvinnu og að það ríki traust á milli starfsfólks og stjórnenda.

Fjarvinna getur haft í för með sér að starfsfólk finni fyrir einangrun, vinni lengri vinnudaga og að mörkin á milli vinnu og einkalífs hliðrist verulega til. Þýðingarmikið er að starfsfólk upplifi að það hafi stuðning frá stjórnendum og vinnustaðnum þegar það er skilgreint í fjarvinnu. Einnig þarf að huga að mismunandi félagslegum aðstæðum starfsfólks og kanna hvort það þurfi sérstakan stuðning. Þetta getur meðal annars átt við um erlenda starfsmenn og starfsmenn með skerta starfsgetu.

Mikilvægt er að skipuleggja hvernig samskipti eiga að fara fram á vinnutíma. Góð samskipti draga úr streitu, bæta viðhorf starfsfólks til vinnunnar og auka öryggi. Vinnutengd streita er skilgreind sem líkamleg eða andleg viðbrögð líkamans þegar starfsfólk upplifir misræmi milli eigin hæfni og getu og þeirra krafna sem starfið gerir. Starfsfólk upplifir þá vantrú á eigin getu þannig að tímapressa og aðrar áhyggjur geta valdið því vanlíðan og meiri streitu.

Fjarvinna getur haft áhrif á starfsanda og vinnustaðamenningu. Því fylgir áskorun að viðhalda góðum starfsanda og vinnustaðarmenningu og að finna leiðir til að viðhalda tengslamyndun starfsfólks.

Fjarvinna getur valdið félagslegri einangrun vegna minni samskipta við samstarfsfólk og viðskiptavini. Þetta getur haft veruleg áhrif á starfsfólk, sérstaklega þá einstaklinga sem fá félagslegum þörfum sínum fullnægt í samskiptum við vinnufélaga. Einangrun af þessu tagi getur leitt til leiða eða annarra andlegra heilsutengdra vandamála.

Hinir ýmsu umhverfisþættir skipta ekki síður máli í fjarvinnu en á hefðbundnum starfsstöðvum.

Áætlun um öryggi og heilbrigði í fjarvinnu – áhættumat/gátlisti

Mælt er með því að nota Acrobat Reader til að opna gátlistann. Einnig er hægt að sækja listann með því að hægri-smella á linkinn, velja “save link as” og opna skjalið þar sem það er vistað.

Gátlisti um fjarvinnu frá Vinnuverndarstofnun Evrópu. Ætlaður atvinnurekendum til að meta áhættu af fjarvinnu.

Góð ráð í fjarvinnu